ЭПЛ для водителя: что это и как подписать
Для водителя переход на путевые листы в электронном виде меняет не саму суть документа, а то, как он оформляется и подписывается. Разбираем, что видит водитель, как подписать электронный путевой лист и что делать, если подписание не проходит.
Что меняется для водителя с переходом на электронный путевой лист
По содержанию электронный путевой лист остаётся тем же документом: те же данные о водителе, транспортном средстве, маршруте, показаниях одометра, отметках о медосмотре и техническом состоянии автомобиля. Меняется способ оформления — вместо бумажного бланка с рукописными подписями документ формируется в системе и подписывается электронной подписью.
Для водителя это означает, что путевой лист приходит не на бумаге, а отображается в мобильном приложении или личном кабинете, а расписываться нужно не ручкой, а электронной подписью.
Как выглядит электронный путевой лист на экране водителя
Перед выездом водитель видит документ в мобильном приложении оператора ЭПД или в личном кабинете компании — конкретный интерфейс зависит от того, какой оператор и какое программное обеспечение использует работодатель. На экране отображаются те же поля, что и в бумажном путевом листе: данные о транспортном средстве, маршрут, показания одометра, отметка о прохождении медосмотра и техническом контроле.
Перед началом рейса стоит проверить, что все данные заполнены верно — исправить ошибку в уже подписанном документе сложнее, чем до подписания.
Как подписать электронный путевой лист
Электронный путевой лист подписывается усиленной электронной подписью — она может быть оформлена непосредственно на водителя либо на уполномоченное лицо, действующее по доверенности от имени водителя.
Сам процесс подписания со стороны водителя обычно сводится к нескольким действиям:
- открыть путевой лист в приложении или личном кабинете;
- проверить данные документа;
- подтвердить подписание электронной подписью — например, кодом из смс-сообщения или через приложение для подписи, в зависимости от того, какое решение использует оператор.
Электронную подпись для этого нужно оформить заранее, до первого рейса по электронному путевому листу — оформление подписи в момент выезда не предусмотрено.
Кто ещё подписывает путевой лист кроме водителя
Помимо водителя, свою часть документа подписывают и другие участники: диспетчер или ответственный сотрудник компании — за оформление и выпуск путевого листа, медицинский работник — за отметку о прохождении предрейсового медосмотра, механик или техник — за отметку о техническом состоянии транспортного средства.
Подпись водителя подтверждает только его часть документа и не заменяет отметки остальных ответственных лиц — путевой лист считается оформленным полностью, только когда собраны все необходимые подписи.
Что делать при ошибке подписания
Подписание электронного путевого листа может не пройти по нескольким причинам: истёк срок действия электронной подписи, нет связи с интернетом в момент подписания, техническая ошибка на стороне оператора ЭПД.
Если подписание не проходит, водителю стоит сообщить об этом диспетчеру или ответственному сотруднику компании — они смогут либо подсказать, что делать, либо оформить документ со своей стороны, как только техническая проблема будет устранена. Самостоятельно устранять ошибки обмена с ГИС ЭПД, не связанные с самим подписанием, водителю обычно не требуется — этим занимается ответственный за документооборот в компании.
Частые вопросы водителей об электронном путевом листе
Нужен ли водителю бумажный путевой лист, если оформлен электронный? Если путевой лист оформлен и подписан электронно через ГИС ЭПД, дублировать его на бумаге не требуется — при проверке предъявляется электронный документ или его отображение на экране устройства.
Какой подписью водитель подписывает электронный путевой лист? Для подписания используется усиленная электронная подпись, оформленная на водителя или уполномоченное лицо, действующее по доверенности.
Что делать, если на телефоне нет связи для подписания путевого листа? Нужно обратиться к диспетчеру или ответственному сотруднику компании — они помогут завершить подписание, как только появится связь, либо оформят документ со своей стороны.
Может ли водитель сам оформить себе путевой лист? Обычно путевой лист формирует ответственный сотрудник компании или ИП-перевозчик, а водитель только подписывает свою часть документа.