Аутсорсинг ведения ЭПЛ: когда выгоднее своего отдела
После перехода на обязательный электронный документооборот путевых листов у перевозчиков встал практический вопрос: вести путевые листы своими силами или отдать аутсорсинг ведения электронных путевых листов подрядчику. Разбираем, из чего складывается это решение и когда каждый вариант оказывается выгоднее.
Что входит в ведение электронных путевых листов на аутсорсинге
Под «ведением путевых листов на аутсорсинге» обычно понимают не разовую настройку, а постоянное сопровождение процесса:
- формирование документа на каждый рейс по данным, которые предоставляет перевозчик;
- передача данных в ГИС ЭПД и контроль статусов документов;
- исправление ошибок обмена, если документ не прошёл с первого раза;
- консультации по подключению к ГИС ЭПД и электронным подписям.
Конкретный набор услуг отличается у разных подрядчиков — часть ограничивается только оформлением документов, часть берёт на себя весь цикл, включая работу с оператором ЭПД.
Из чего складываются расходы на свой отдел
Держать ведение путевых листов внутри компании дешевле не всегда, если считать полную стоимость, а не только «зарплату диспетчера»:
- зарплата отдельного сотрудника или расширение обязанностей уже работающего диспетчера;
- время на обучение и разбор ошибок обмена, особенно в первые месяцы после перехода на электронный формат;
- подписка на оператора ЭПД и электронные подписи для ответственных сотрудников;
- риск простоя, если единственный человек, который разбирается в процессе, заболел или уволился.
Последний пункт часто недооценивают: когда весь процесс завязан на одного сотрудника, его отсутствие способно остановить оформление документов на несколько дней.
Из чего складывается стоимость аутсорсинга
Подрядчики обычно предлагают одну из двух моделей оплаты:
| Модель оплаты | Как считается | Кому обычно подходит |
|---|---|---|
| За автомобиль | Фиксированная сумма в месяц на каждую машину | Стабильный автопарк без резких колебаний числа рейсов |
| За документ | Оплата за каждый оформленный путевой лист | Сезонный или нерегулярный поток рейсов |
Перед подписанием договора стоит уточнить, что уже включено в стоимость — например, входит ли туда обслуживание оператора ЭПД или это отдельная статья расходов, а также что считается дополнительной работой сверх базового тарифа.
Когда аутсорсинг обычно выгоднее
Передача ведения путевых листов на аутсорсинг чаще оправдана, если:
- автопарк небольшой или средний, и держать под эту задачу отдельного штатного специалиста невыгодно;
- число рейсов заметно колеблется по сезонам, и содержать полную ставку сотрудника весь год нецелесообразно;
- в компании просто нет ресурса следить за изменениями требований ГИС ЭПД и разбираться в ошибках обмена самостоятельно.
Когда выгоднее держать свой отдел
Обратная ситуация — когда свой отдел или выделенный специалист обходится дешевле и удобнее подрядчика:
- автопарк крупный, а поток документов настолько большой, что стоимость аутсорсинга за документ или за машину превышает содержание своего сотрудника;
- нужна глубокая интеграция с собственной учётной системой — например, тесная связка с 1С, которую проще настраивать и поддерживать изнутри;
- для компании важен полный контроль над процессом без посредника между учётной системой и ГИС ЭПД.
Риски аутсорсинга и как их снизить
Перед тем как передавать ведение путевых листов подрядчику, стоит учитывать риски:
- зависимость от скорости реакции подрядчика — если рейс нужно выпустить срочно, а подрядчик отвечает не сразу, это может задержать документооборот;
- передача данных о рейсах, машинах и водителях третьей стороне — стоит заранее уточнить, как подрядчик хранит и защищает эти данные;
- риск разрыва отношений в неудобный момент — например, если подрядчик прекращает работу без предупреждения, а компания не готова быстро вернуть процесс себе.
Снизить эти риски помогает договор, где заранее прописаны сроки реакции на срочные запросы, условия обработки данных и порядок передачи процесса обратно компании, если сотрудничество прекращается.
Частые вопросы
Можно ли передать на аутсорсинг только часть процесса? Да, обычно можно ограничиться отдельными этапами — например, только контролем ошибок обмена или только оформлением документов, оставив остальное за своим отделом.
Подходит ли аутсорсинг для одной-двух машин? Да, для небольшого автопарка это часто выгоднее, чем держать отдельного сотрудника только под ведение путевых листов.
Кто отвечает, если подрядчик допустит ошибку в путевом листе? Ответственность стоит закреплять в договоре заранее — обычно подрядчик отвечает за свои действия, но итоговая ответственность за рейс остаётся на перевозчике.
Как сравнить стоимость своего отдела и аутсорсинга? Нужно сопоставить не только прямые платежи подрядчику, но и полную стоимость своего отдела — зарплату, обучение, подписки и риск простоя при отсутствии ответственного сотрудника.