Какие документы передаются через ГИС ЭПД

Бумажные транспортные документы постепенно уступают место электронным — их фиксирует система ГИС ЭПД. Разбираемся, какие документы туда передаются, кто обязан это делать и как устроен обмен данными между участниками перевозки.

Что такое ГИС ЭПД и зачем она нужна

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через неё участники грузоперевозок формируют, подписывают и хранят документы в электронном виде вместо бумаги.

Система нужна, чтобы не вести документооборот параллельно на бумаге и в электронном виде, снизить количество ошибок при заполнении и дать контролирующим органам доступ к данным о перевозках без запроса бумажных копий. Раньше электронные документы применялись только по соглашению сторон, теперь для ряда документов такая форма становится обязательной.

Работать через систему должны все участники автомобильной перевозки грузов: перевозчики, грузоотправители, грузополучатели, а также водители, если они формируют путевые листы. Это касается и крупных транспортных компаний, и ИП с одной машиной.

Виды документов, которые передаются через ГИС ЭПД

Система охватывает комплект документов, который сопровождает груз от отправки до получения:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, подтверждающий факт перевозки груза, со сведениями об отправителе, получателе, перевозчике и маршруте.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — фиксирует работу транспортного средства и водителя: маршрут, пробег, показания одометра, данные предрейсового контроля.
• Заказ-наряд и заказ на транспортировку — документы, которыми стороны договариваются об условиях перевозки до её начала.
• Сопроводительная ведомость — используется при перевозках с несколькими видами транспорта или несколькими перевозчиками.

Документы связаны между собой: путевой лист привязан к конкретной поездке, транспортная накладная — к грузу, заказ-наряд фиксирует договорённости, на основании которых формируются остальные бумаги. ГИС ЭПД позволяет отслеживать эту цепочку целиком, а не по разрозненным документам у разных участников.

Электронный путевой лист в ГИС ЭПД

Путевой лист — один из самых массовых документов, переходящих в электронный формат. В нём фиксируются:

• данные о транспортном средстве и водителе;
• маршрут и время выезда/возвращения;
• показания одометра на начало и конец рейса;
• результаты предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• отметки о техническом состоянии автомобиля.

ЭПЛ формируется в личном кабинете оператора электронного документооборота или через ПО, интегрированное с ГИС ЭПД. После заполнения документ подписывается электронной подписью ответственного лица — обычно диспетчера или самого перевозчика — и передаётся в систему.

Главное отличие от бумажного путевого листа не только в формате хранения. Электронный документ нельзя незаметно отредактировать задним числом: все изменения фиксируются, а сам путевой лист привязан к конкретному рейсу и транспортному средству. Это снижает риски при проверках ГИБДД и трудовой инспекции, но требует перестроить внутренние процессы — данные о медосмотрах и техконтроле должны корректно попадать в электронный документ.

Подробнее о требованиях к медицинскому и техническому контролю при выпуске на линию — в статье о предрейсовых медицинских осмотрах водителей.

Как устроена система ГИС ЭПД: участники и роли

В обмене документами через ГИС ЭПД участвуют несколько сторон:

• Операторы электронного документооборота — аккредитованные организации, через платформы которых компании формируют и подписывают документы, а затем передают их в государственную систему.
• Грузоотправители — инициируют перевозку, формируют заказ-наряд и часть данных транспортной накладной.
• Перевозчики — оформляют путевые листы, подписывают транспортную накладную со своей стороны, отвечают за корректность данных о водителе и транспортном средстве.
• Грузополучатели — подтверждают факт получения груза, закрывая цепочку документооборота по конкретной перевозке.

К системе также подключены государственные органы — они получают доступ к структурированным данным для контроля за соблюдением требований к перевозкам без запроса бумажных копий у компаний.

Как происходит обмен документами в системе

Передача документа через ГИС ЭПД состоит из нескольких шагов:

1. Ответственный сотрудник формирует документ (путевой лист, накладную или заказ-наряд) в системе оператора ЭДО.
2. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — это обязательное условие для придания ему юридической силы.
3. Подписанный документ передаётся в ГИС ЭПД, где ему присваивается уникальный идентификатор.
4. Другие участники перевозки — например, грузополучатель — получают доступ к документу через личный кабинет и при необходимости подписывают его со своей стороны.
5. Документ хранится в системе установленный срок и доступен для просмотра всем участникам перевозки и контролирующим органам в рамках их полномочий.

Такой порядок исключает ситуацию, когда у разных сторон перевозки хранятся не совпадающие версии одного документа — в системе существует единственный актуальный экземпляр с историей изменений.

Сроки перехода на обязательный электронный документооборот

Использование электронных перевозочных документов через ГИС ЭПД становится обязательным для основных категорий участников грузоперевозок. До этого компании могли работать по смешанной схеме — часть документов оформлять на бумаге, часть переводить в электронный вид добровольно.

После наступления обязательного срока бумажные аналоги для указанных видов документов теряют юридическую силу: их нельзя будет предъявить как доказательство при проверках или спорах, если документ должен был быть оформлен электронно.

Переходный период позволял компаниям тестировать электронный документооборот, не отказываясь полностью от бумаги. После обязательного перехода параллельный режим прекращается — все процессы, от медосмотров до подписания накладных, должны быть настроены под электронный формат.

Отсутствие корректно оформленного электронного документа при проверке приравнивается к отсутствию документа как такового — со всеми вытекающими последствиями, вплоть до простоя транспорта.

Преимущества и сложности перехода на ГИС ЭПД

Переход на электронный документооборот решает несколько практических проблем бумажной схемы:

• меньше ошибок при ручном заполнении и переносе данных между документами;
• быстрее обработка — не нужно физически пересылать бумаги между отправителем, перевозчиком и получателем;
• проще хранение и поиск — вся история перевозки доступна в одном месте;
• ниже риски утраты документов при длительных маршрутах с несколькими перевозчиками.

При этом внедрение связано с рядом сложностей. Компаниям нужно интегрировать внутренние системы — учёт медосмотров, техконтроля, диспетчеризации — с платформами операторов ЭДО. Водителям и диспетчерам нужно время на адаптацию к новым процессам оформления документов. Небольшим перевозчикам сложнее найти ресурсы на подключение к оператору и обучение персонала, особенно если раньше вся работа велась только на бумаге.

Чтобы избежать простоя ближе к обязательному сроку перехода, стоит подключиться к оператору электронного документооборота заранее и протестировать оформление путевых листов и накладных на реальных рейсах — это помогает выявить организационные нестыковки до того, как они станут поводом для штрафов.

Частые вопросы

Какие документы обязательно передаются через ГИС ЭПД? В систему передаются электронная транспортная накладная, электронный путевой лист, заказ-наряд и сопроводительная ведомость.

Можно ли использовать бумажные документы вместо электронных в ГИС ЭПД? После обязательного перехода на электронный документооборот бумажные аналоги утратят юридическую силу для указанных документов.

Кто обязан работать через систему ГИС ЭПД? Перевозчики, грузоотправители и грузополучатели, участвующие в автомобильных перевозках грузов.

Как подписываются документы в ГИС ЭПД? Усиленной квалифицированной электронной подписью участников документооборота.

Что делать, если компания не готова к переходу на ГИС ЭПД? Заранее подключиться к оператору электронного документооборота и протестировать процессы до наступления обязательных сроков.