Водитель не может подписать ЭПЛ: что делать
Водитель открывает электронный путевой лист, а подписать его не получается: нет доступа, просрочена подпись или просто не работает приложение. Разбираем, где чаще всего ломается подписание и что должен сделать ответственный в компании, чтобы не сорвать выезд.
Почему подпись может не пройти
Чаще всего причины такие:
- у водителя не оформлена или истекла электронная подпись;
- нет связи или телефон не может открыть приложение оператора;
- в документе ошибка, которую нужно исправить до подписания;
- водитель не привязан к компании в системе или у него нет доступа;
- техническая проблема на стороне оператора или ГИС ЭПД.
Точный набор причин зависит от оператора и программы, которые использует компания, поэтому первым делом стоит определить, к какой группе относится проблема.
Быстрая диагностика
| Симптом | Что проверить |
|---|---|
| Приложение не открывает документ | Интернет, обновление приложения, вход в учётную запись |
| Подпись не подтверждается | Срок действия подписи, доступ к носителю или приложению для подписи |
| Документа нет в списке | Назначен ли путевой лист этому водителю, правильные ли данные водителя |
| Ошибка при отправке | Сообщение системы, статус обмена с оператором |
Что делать до выезда
Если проблема обнаружена до выезда, действуем по порядку:
- Водитель сообщает диспетчеру или ответственному сотруднику, не пытаясь «обойти» ситуацию.
- Ответственный определяет причину по таблице выше и устраняет её: перевыпускает доступ, исправляет данные, обращается в поддержку оператора.
- Если исправить быстро не удаётся, не выпускайте автомобиль на линию с неподписанным документом. Решение о том, как поступить в нестандартной ситуации, лучше принимать вместе с ответственным за документооборот и с учётом действующих требований.
- Фиксируйте, что произошло: время, причина, кто устранял. Это пригодится при разборе.
Что делать, если проблема возникла в рейсе
Если подпись нужна уже в пути — например, при смене или закрытии документа, — водитель связывается с диспетчером. Диспетчер проверяет, не связан ли сбой с общей недоступностью системы, и подсказывает порядок действий. В случае длительной неработоспособности ГИС ЭПД действуйте по инструкции вашего оператора и актуальным разъяснениям регулятора.
Как не допустить проблему
- оформите электронные подписи водителям заранее и следите за сроками их действия;
- проверьте, как работает подписание на телефоне водителя, до первого рейса;
- назначьте ответственного, который решает проблемы с подписью в рабочее время и в утренние часы выезда;
- вложите в памятку для водителей контакты диспетчера и поддержки оператора;
- проведите короткий инструктаж: что делать, если подпись не проходит.
Частые вопросы
Можно ли выехать, если водитель не подписал ЭПЛ?
Выпускать автомобиль на линию с неподписанным документом не стоит: сначала нужно устранить причину или оформить документ в порядке, который допускают действующие требования и ваш оператор.
Что делать, если у водителя истекла электронная подпись?
Нужно перевыпустить подпись до выезда. Чтобы этого не случалось, заведите календарь сроков действия подписей водителей.
Кто в компании отвечает за подписание путевых листов?
Обычно этим занимается ответственный за документооборот или диспетчер: он следит за тем, чтобы у водителей был доступ и подписи были действительны.
К кому обращаться при технической ошибке?
Сначала к ответственному в компании, затем — в поддержку вашего оператора ЭПД, если причина на стороне системы.